Informativa per il trattamento dei dati personali, art. 13 Regolamento UE n. 2016/679 ("GDPR")
1 Oggetto del trattamento
Il Titolare tratta i dati personali identificativi (ad esempio, nome, cognome, ragione sociale, indirizzo, telefono, e-mail, riferimenti bancari e di pagamento, dati sanitari e diagnosi, giudiziari), in seguito, “dati personali” o anche “dati”, da Lei comunicati in occasione dell’adesione ai servizi, quali, a mero titolo di esempio, l’iscrizione agli anni scolastici, le attività formative, l’adesione a percorsi progettuali, la fornitura di servizi all’Istituzione scolastica, la partecipazione a progetti nazionali ed internazionali, l’assunzione come personale educativo o amministrativo, offerti dalla struttura del Titolare.
2 Finalità del trattamento
I dati personali sono trattati solo ed esclusivamente per le finalità istituzionali della scuola, anche se raccolti non presso l'Istituzione scolastica o presso il Ministero dell'Istruzione e le sue articolazioni periferiche, presso altre Amministrazioni dello Stato, presso Regioni e enti locali, presso Enti con cui la scuola coopera in attività e progetti previsti dal Piano Triennale dell'Offerta Formativa.
I dati personali sono trattati senza il consenso espresso (art. 6 lett. b, e GDPR), Circolare del 27 giugno 2007, per le seguenti Finalità di Servizio:
1) dati personali necessari per la finalità del trattamento:
inserimento nella banca dati ministeriale: Sistema Informativo Dell’Istruzione (SIDI).
archiviazione in home presso il gestore di archiviazione dell'Istituto Scolastico: Argo software.
gestione anagrafiche nel portale di Argo software .
conservazione digitale del fascicolo alunno per tempo necessario alla carriera scolastica presso il conservatore: Istituto Comprensivo di Istrana che utilizza il conservatore accreditato info cert. i dati sono trasmessi anche alle articolazioni centrali del Ministero dell’istruzione, università e ricerca, a cui spetta la relativa competenza di adeguamento al GDPR.
I dati personali potranno essere comunicati a soggetti pubblici (quali, ad esempio, ASL, Comune, Provincia, Ufficio scolastico regionale, Ambiti Territoriali, organi di polizia giudiziaria, organi di polizia tributaria, guardia di finanza, magistratura) nei limiti di quanto previsto dalle vigenti disposizioni di legge e di regolamento e degli obblighi conseguenti per la scrivente istituzione scolastica.
Conservazione nell’ Anagrafe Nazionale degli Studenti (i cui responsabili del trattamento sono il R.T.I. tra le società Enterprise Services Italia e Leonardo Spa e R.T.I. tra le società Almaviva spa.e Fastweb spa, in quanto affidatari rispettivamente dei servizi di gestione e sviluppo applicativo del sistema informatico).
I dati relativi agli esiti scolastici degli alunni, sanitizzati delle identificazioni sull’andamento, potranno essere pubblicati mediante affissione all’albo on line della scuola nei limiti delle vigenti disposizioni in materia;
2) dati personali per servizi facoltativi:
I dati da Lei forniti potranno essere comunicati a terzi soggetti che forniscono servizi a questa Istituzione scolastica quali, a titolo esemplificativo, agenzie di viaggio e strutture ricettive (esclusivamente in relazione a gite scolastiche, viaggi d’istruzione e campi scuola, progetti Erasmus, City Camp), imprese di assicurazione (in relazione a polizze in materia infortunistica), eventuali ditte fornitrici di altri servizi (quali ad esempio servizi di mensa, software gestionali, registro elettronico, servizi digitali, etc.).
La realizzazione di questi trattamenti costituisce una condizione necessaria affinché l’interessato possa usufruire dei relativi servizi; in caso di trattamenti continuativi, le ditte in questione sono nominate responsabili del trattamento, limitatamente ai servizi resi; si fa inoltre presente che è possibile che: foto di lavori e di attività didattiche afferenti ad attività istituzionali della scuola inserite nel Piano dell'Offerta Formativa (quali ad esempio foto relative ad attività di laboratorio, visite guidate, premiazioni, partecipazioni a gare sportive, ecc.) vengano pubblicate sul sito istituzionale e/o sul giornalino della scuola; vengano effettuate durante l'anno foto di classe; vengano effettuate riprese, da parte della scuola, di alcune attività didattiche e istituzionali.
Quanto previsto all’art 7 del presente documento in relazione quanto elencato al punto 1) del presente articolo, definisce che il conferimento dei dati ivi elencati e il conseguente trattamento sono obbligatori, in quanto indispensabili per la erogazione dei servizi; l'eventuale rifiuto a fornire tali dati potrebbe comportare il mancato perfezionamento dell’iscrizione e l’impossibilità di fornire all’alunno tutti i servizi necessari per garantire il suo diritto all’istruzione ed alla formazione.
L’Istituzione scolastica tratta i dati contenuti nei documenti di valutazione e orientamento degli alunni raccolti nel “Portfolio delle competenze individuali”. I relativi dati vengono trattati in formato elettronico. I dati personali a tal fine raccolti e conservati sono solo quelli strettamente indispensabili per l’assolvimento delle finalità previste dal D.lgs. 59/2004, in particolare di documentazione dei processi formativi e di orientamento degli alunni.
Per tali ragioni, il loro conferimento è obbligatorio, in quanto necessario per perseguire le suddette finalità istituzionali.
La compilazione e l’aggiornamento del “Portfolio” sono operati dal personale interno autorizzato dal Dirigente scolastico, per le finalità sopra indicate.
Solo previo specifico e distinto consenso (art. 7 GDPR), i dati sono trattati per finalità di Gestione di Alunni con disabilità (art.3 comma 1 o comma 3 della legge 104/92).
Il consenso al trattamento include anche il passaggio del fascicolo dell’alunno ad una scuola differente affinché la scuola di destinazione, nel momento in cui l’alunno diventa suo frequentante, acceda e possa trattare i dati registrati nel fascicolo esistente; il fascicolo verrà storicizzato ed inviato dalla scuola di origine, in seguito la scrivente istituzione scolastica provvederà a cancellare i dati presenti nei suoi archivi.
3 Modalità di trattamento
Il trattamento dei Suoi dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 n. 2 GDPR e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati. I Suoi dati personali sono sottoposti a trattamento sia cartaceo che elettronico e/o automatizzato.
Il trattamento sarà effettuato sia con strumenti cartacei che elettronici, nel rispetto delle misure di sicurezza indicate dal Codice e delle altre individuate ai sensi del Regolamento; i dati verranno conservati secondo le indicazioni delle Regole tecniche in materia di conservazione digitale degli atti definite da AGID e nei tempi e nei modi indicati dalle Linee Guida per le Istituzioni scolastiche e dai Piani di conservazione e scarto degli archivi scolastici definiti dalla Direzione Generale degli Archivi presso il Ministero dei Beni Culturali.
Il Titolare tratterà i dati personali per il tempo necessario per adempiere alle finalità di cui sopra e comunque per non oltre 10 anni dalla cessazione del rapporto per le Finalità di Servizio
I tempi di conservazione sia cartacei che telematici sono stabiliti dalla normativa di riferimento per le Istituzioni scolastiche in materia di Archivistica ovvero DPR 445/2000, Decreto Legislativo 22 gennaio 2004 n. 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell’articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137 (G.U. n. 45 del 24 febbraio 2004, s.o. n. 28).
In caso di pubblicazione di immagini e/o video sul sito istituzionale il trattamento avrà natura temporanea dal momento che le suddette immagini e video resteranno sul sito solo per il tempo necessario per la finalità cui sono destinati. Nei video e nelle immagini di cui sopra i minori saranno ritratti solo nei momenti “positivi” (secondo la terminologia utilizzata dal Garante per la protezione dei dati personali e dalla Carta di Treviso del 5 ottobre 1990 e successive integrazioni) legati alla vita della scuola: apprendimento, recite scolastiche, competizioni sportive, ecc. Si fa presente che per ulteriori informazioni e delucidazioni, o per segnalare la volontà di non aderire a determinate iniziative o servizi, è possibile rivolgersi al responsabile interno del trattamento dei dati personali della scuola il cui nominativo è presente nella apposita sezione privacy del sito istituzionale;
4 Accesso ai dati
I Suoi dati potranno essere resi accessibili per le finalità di cui all’art. 2 ai dipendenti e collaboratori del Titolare dell’ Istituto Comprensivo in Italia, nella loro qualità di responsabili interni del trattamento e/o amministratori di sistema;
5 Comunicazione dei dati
Senza la necessità di un espresso consenso (art. 6 lett. b e c GDPR), il Titolare potrà comunicare i Suoi dati per le finalità di cui all’art. 2. Comma 1 a Organismi di vigilanza (quali IVASS), Autorità giudiziarie, a società di assicurazione per la prestazione di servizi assicurativi, nonché a quei soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge per l’espletamento delle finalità dette.
Detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi titolari del trattamento.
I Suoi dati non saranno diffusi.
I dati sensibili e giudiziari non saranno oggetto di diffusione; tuttavia, alcuni di essi potranno essere comunicati ad altri soggetti pubblici nella misura strettamente indispensabile per svolgere attività istituzionali previste dalle vigenti disposizioni in materia sanitaria, previdenziale, tributaria, giudiziaria e di istruzione, nei limiti previsti dal D.M 305/2006, pubblicato sulla G.U. n°11 del 15-01-07;
6 Trasferimento dati
I dati personali sono conservati su server ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare i server anche extra-UE. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa stipula delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.
7 Natura del conferimento dei dati e conseguenze della mancata accettazione
Il conferimento dei dati per le finalità di cui all’art 2 punto 1 della presente informativa è obbligatorio. In sua assenza, non potremo garantire i relativi servizi.
Il conferimento dei dati per le finalità di cui all’art. 2 punto 2 è invece facoltativo. Può quindi decidere di non conferire alcun dato o di negare successivamente la possibilità di trattare dati già forniti: in tal caso, non potrà ricevere newsletter, comunicazioni e materiale pubblicitario inerenti ai Servizi offerti dall’Istituzione Scolastica.
Continuerà comunque ad avere diritto ai Servizi di cui all’art 2 punto 1.
8 Diritti dell’interessato
Nella Sua qualità di interessato, ha i diritti di cui art. 15 GDPR e precisamente i diritti di:
ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che La riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
ottenere l'indicazione: a) dell'origine dei dati personali; b) delle finalità e modalità del trattamento; c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici; d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi art. 3, comma 1, GDPR; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati
ottenere: l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati; la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
opporsi, in tutto o in parte: per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che La riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
opporsi al trattamento di dati personali che La riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale, mediante l’uso di sistemi automatizzati di chiamata senza l’intervento di un operatore mediante e-mail e/o mediante modalità di marketing tradizionali mediante telefono e/o posta cartacea. Si fa presente che il diritto di opposizione dell’interessato, in relazione a finalità di marketing diretto mediante modalità automatizzate, si estende a quelle tradizionali e che comunque resta salva la possibilità per l’interessato di esercitare il diritto di opposizione anche solo in parte. Pertanto, l’interessato può decidere di ricevere solo comunicazioni mediante modalità tradizionali ovvero solo comunicazioni automatizzate oppure nessuna delle due tipologie di comunicazione.
Ove applicabili, ha altresì i diritti di cui agli artt. 16-21 GDPR (Diritto di rettifica, diritto all’oblio, diritto di limitazione di trattamento, diritto alla portabilità dei dati, diritto di opposizione), nonché il diritto di reclamo all’Autorità Garante.
9 Modalità di esercizio dei diritti
Potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti inviando richiesta tramite:
indirizzo del Garante: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.
modulo contatti del sito www.icsistrana.edu.it
e-mail all'indirizzi: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.
PEC all'indirizzo: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.
Telefono +39 0422 738152
10 Titolare, responsabile protezione dei dati
Il Titolare del trattamento è Istituto Comprensivo di Istrana, in persona del suo legale rappresentante prof.ssa Callegher Fabrizia
Responsabile della Protezione dei Dati (RPD) è il Dott. Corrado Faletti
Il Data Protection Officer ai sensi del nuovo regolamento europeo 679/2016 è: Dott. Corrado Faletti reperibile sempre alla mail: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.
Team Privacy Dedicato: Avv. Andrea Caristi, Roberto De Duro, Dott.ssa Rossella de Cosmo
Contratto D.P.O. Il presente contratto è una riproduzione riservata, chiunque ne faccia uso illecito o ne copi parte od integralmente il contenuto si assume le conseguenti responsabilità di legge.
Regolamento Interno GDPR (all. 34)
Organigramma Privacy ( all. 14)
Regolamento europeo 679/2016 ( all. 20)
Legge 101/2018 adeguamento al GDPR ( all. 23)
Modulo segnalazione atti cyberbullismo ( all. 10)
Modulo esercizio diritti ( all. 11)
Linee guida sul DPO ( all. 21)
Indicazioni sulla conservazione dei dati ( all. 22)
Regolamento utilizzo strumenti informatici e connessione internet
Informativa sul trattamento delle immagini degli alunni ai fini didattici, scientifici e divulgativi (Autorizzazione concessa con il deposito della firma presso la segreteria)
La scuola a prova di privacy - Vademecum ed. 2023
